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寧德職業技術學院資產檔案管理辦法
來源:未填 發布日期:2018-01-23 瀏覽:2016次

第一章   總 則

第一條  資產檔案管理是學院資產管理的重要組成部分和重要環節。為了加強學院資產檔案管理工作,更好地發揮資產檔案管理在學院教學、科研、行政管理等各項工作中作用,根據國家有關法規精神,結合學院實際,制定本辦法。

第二條  凡學院固定資產在其購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中直接形成的具有保留價值的文字、圖表、聲像載體材料、磁帶、磁盤、光盤,以及隨機材料均屬于資產檔案。

第二章   資產歸檔

第三條  資產歸檔原則

(一)歸檔的文件材料,應對學院和社會當前利益和長遠發展具有參考價值。

(二)歸檔的文件材料,應反映固定資產項目從申購到使用、維護、改造、處置等全過程,保證其完整、準確、系統。

第四條  資產歸檔的主要內容包括:資產購建的申購報告、上級或領導的批復(或批示)、訂購合同、設備進出口免稅證明、開箱記錄和裝箱單、安裝調試記錄和雙方簽字移交文件、驗收報告、索賠往來函件、設備說明書和全套隨機文件材料、設備履歷書等。

第五條  資產文件材料的形成和積累

(一)后勤管理處資產部門和資產各歸口管理部門分別是學院資產文件材料形成積累和匯總部門,必須有專兼職檔案員集中管理。

(二)從申購到驗收完畢過程中的管理性文件和技術性文件,均歸口后勤管理處資產部門和資產歸口管理部門負責收集、積累、整理。

(三)資產檔案管理部門的檔案管理員應負責做好資產文件材料的積累、整理分類、編目、裝訂、保管工作。

(四)資產檔案文件材料必須用鋼筆書寫,禁用圓珠筆、鉛筆等書寫。要求字跡工整、圖樣清晰。

(五)資產檔案一般在單位留存兩年后移交給學院檔案室保管。

第六條  資產檔案的整理組卷

(一)資產驗收完畢,資產檔案員應及時將文件材料整理組卷;

(二)根據文件材料形成的規律及文件材料的內容、價值、數量和載體形式等實際情況,將每項資產的文件材料進行系統整理,組成一個或若干個案卷;

(三)資產文件材料組卷的順序按其重要程度或時間的先后順序排列;文字材料在前,圖表在后排列;

(四)歸檔的資產案卷必須填寫卷內目錄。

第七條  資產檔案移交,應填寫移交目錄,內容包括資產文件檔案的名稱:份數、移交時間。移交目錄一式兩份,歸檔移交時雙方簽字,各持一份備查。

第八條  資產檔案按年份、部門、資產類別歸檔。

第九條  資產檔案分類編號:檔號 = 年度號+分類號+案卷號。其中,年度號采用資產驗收的年度。分類號為A一房屋及構筑物,B—設備,c一圖書,D一其他。案卷號為流水編號(3位數)。

第十條  資產檔案的鑒定與銷毀。已建檔的資產經學院批準調出學院或報廢的同時,由學院檔案室與后勤管理處資產部門和資產歸口管理部門、資產使用單位共同組織檔案鑒定,確定移出或銷毀。

 

第三章       資產檔案管理工作職責

第十一條  資產檔案管理員工作職責

(一)督促各部門資產管理員形成和積累資產文件材料,并定期收集。

(二)按資產購置計劃、采購供應工作程序,形成、積累資產管理技術文件材料;

(三)認真做好資產隨機文件材料的清點、組卷工作并及時歸檔;

(四)對資產使用、維修、檢修改造工作形成的技術文件,按規定整理后歸檔。

第四章  附 則

第十二條  本辦法若與上級新文件規定相矛盾時,按上級文件執行。

第十三條  本辦法由后勤管理處資產部門負責解釋和修訂。

第十四條  本辦法自頒布之日起試行。


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